Josefa Sabor: Principios de la administración aplicados a una biblioteca

  Administrar consiste en prever, organizar, dirigir, coordinar, y controlar. En bibliotecología, ello significa poner y mantener en marcha la biblioteca.

Prever o planificar: es precisar el objetivo, establecer un programa de acción, ponderar sus alcances, determinar los medios.

Organizar: Es instituir y distribuir las partes(= personas) para que actúen, una vez determinados los medios.

Dirigir: Se trata del personal. Ello significa dar orientaciones y distribuir el trabajo, adjudicando a cada uno el que le corresponde. Para ello es necesario saber qué es lo que se quiere y saberlo explicar con lenguaje claro.

Coordinar: Es vincular armónicamente los actos, sin distraer esfuerzos, orientarlos hacia un mismo fin, como elementos confluentes. Los esfuerzos contrarios se anulan.

Controlar: Es supervisar, inspeccionar, y verificar para que cada cual cumpla con su deber; prevenir errores, rectificar los cometidos y explicar sus causas, para que no se repitan. El control eficaz debe ser oportuno y hacerse, en lo posible, en el curso mismo de las operaciones; debe estimular la dedicación y la atención, y, si fuera necesario, implicar sanciones.



Las empresas ( es decir, todo grupo humano esforzado por lograr un fin común) se clasifican en dos grandes grupos:

Simples: que no transforman materias, sino que realizan operaciones de canje, comercio puro; como por ejemplo, una librería.

Complejas: cuya actividad implica la transformación de materia; por ejemplo, una casa editora.

Una biblioteca es una empresa compleja, porque elabora una información orgánica determinada, partiendo de documentos de diferente índole que existen en forma dispersa.

Funciones en una biblioteca. Como empresa compleja, la biblioteca cumple todas las funciones administrativas

1. Función técnica: Es la ordenación y la elaboración de la información: selección, catalogación, clasificación, preparación de listas bibliográficas, informes, etc. es procesar la información hasta convertirla en conocimiento al servicio del usuario. Esto permite una fácil recuperación y ubicación de esta información. Es un proceso continuo de "agregación de valor".
2. Función social: Es la acción de la biblioteca en su esfera social: circulación, préstamo, referencias, datos, extensión cultural. Es poner la información al servicio del usuario
3. Función financiera: comprende la obtención y manejo de los fondos necesarios para hacer posible la labor de la biblioteca.
4. Función de seguridad: Es garantizar la conservación de los bienes: recuento de las colecciones, limpieza, desinfección, control de préstamos, restauración de piezas deterioradas, seguro de las colecciones, del edificio, etc.
5. Función de contabilidad: Comprende el registro de las existencias: planificaciones, proyecto, historia de la biblioteca, estadística, etc.
6. Función administrativa: Gobierna la actividad total de la biblioteca, a modo de sistema nervioso de conjunto

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